通信制高校～タスク管理編～

教員の長時間勤務や労働環境がTwitterで騒がれていますね。

久しぶりに文章が書きたくなったので、思い出話を。

私は私学に勤務していたため、労働条件は比較的良かったと思います。最近話題の、時間外の手当は全てきっちりありました。

それでも、時間外勤務は避けられないもの。特に事務仕事が増加する4月、集中スクーリング期間中、成績処理の年度末はどうしても仕事が立て込んでしまいます。

そんな私のタスク管理方法をご紹介。（と言いつつ、来年度の社会人復帰に向けての準備です）

と言っても、そこまで大したことはしていません。

自分で用意したものは卓上カレンダー（すみっコぐらし）のみ。あとは、校内で共通の業務管理表（Excelファイル）と、オンライン業務管理ツールがあったので、それを活用していました。

それぞれの使い分けは以下の通り。

卓上カレンダー

年間スケジュールが出次第、全ての行事や期日を記入。

学年・分掌等で色分けを行い、締め切り期日を明記。

自席を離れて打ち合わせする際には年間スケジュール等の書類と一緒に持ち歩くもの。

生徒たちに見られても問題のない事項（職員室のホワイトボードに書かれている内容程度）のみ記入。（日常的に関わるコースの生徒たちに自分の誕生日書いてもらったりしていました）

業務管理表

カレンダーのように月間がマス目になっているExcelファイルです。

詳細なタスク管理をするのに使っていました。

まず、年間スケジュールは卓上カレンダーに合わせて入力。祝日や休暇等も合わせて入力。

締め切りに合わせて事前にスケジューリングできる部分は４月中に入力していました。

後は、決まり次第、順次締切日・実施日等を日付欄に入力していきます。

毎日出勤したらファイルを確認、今日の業務予定をチェック、不足部分や足せそうなことを追加で入力。朝礼時に再度確認し、優先順位や隙間時間にできることを確認。

就業時間内に新たに仕事が来た場合は、どこに入れられるかを確認して、締め切り日を設定。（この辺りは臨機応変に対応していましたが、抜けだけはないようにしていました）

タスクが終わるごとに（済）マークを入れて、確実に終わらせていくスタイルでした。

終礼時に確認し、残っている業務から明日に回して問題ないものと今日しなければならないものを確認。必要な時間を上司に確認し、必要だと許可されれば時間外で勤務を行っていました。ポイントは明日以降に回した場合に、明日以降の業務に支障が出ないかです。

オンライン業務管理ツール

様々な業務に関わる管理ツールがあり、その中にスケジュール管理がありました。

ここには、出張や外回り、休暇等、学校を離れるスケジュールのみ記載していました。

授業で１日職員室に戻らない日や、スクーリングで宿泊勤務がある日等、「今私は職員室にいないので急ぎの事務仕事はできません」「今私はここにいますので急用はここに連絡ください」を見える化していました。

相手が見ていないことは多いですが、何か言われても「ここに書いてますよね」と強気な姿勢ができるので、全力で活用していました(笑)

以上が私のタスク管理です。

これを確立してからは、今何をしないといけないのかが明確で、上司にも「なぜ残業するのか」が明確に示せていたので、良かったです。

特に、業務管理表は上司も常に共有されていたため、「私はこれだけの仕事を今抱えているんですよ」と暗に訴えかけることもできました。だから仕事が減る経験はしませんでしたが…（逆に増えることはありました…）

タスクの見える化の一番のおすすめは「これだけやった」が目に見えることです。（済）を付けることで、今日も１日仕事した！！と達成感で１日を終えることができますよ。

ここに記載する内容は、某通信制高校に勤務した一教員の経験談に過ぎません。 そんなこともあるのだ・・・程度でご覧いただければ幸いです。 また、質問等ありましたらコメントまたはTwitterのDM等にてお願いいたします。